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Sociedad Protectora de Animales de San Diego

Estudio de Caso

ANTECEDENTES

La Sociedad Protectora de Animales de San Diego (SDHS, por sus siglas en inglés), un refugio de admisión abierta, está creando un mundo más humano al inspirar compasión y promover el bienestar de los animales y las personas. San Diego se ha convertido en la ciudad más grande de los Estados Unidos en prevenir la eutanasia de animales de refugio sanos y curables, gracias a su red de seguridad que salva vidas. Son una organización privada, independiente y no lucrativa que no está afiliada a ninguna otra sociedad protectora de animales o sociedad para la prevención de la crueldad hacia los animales.

Con varios campus en El Cajón, Escondido, Oceanside, Ramona y San Diego, brindan servicios para animales en 14 ciudades dentro del condado de San Diego. No solo cuidan a más de 40.000 animales en sus comunidades anualmente, sino que también comparten la experiencia que han adquirido a través de sus programas innovadores con refugios en todo el país para que puedan salvar más vidas en sus comunidades. Brindan un cuidado excepcional para todos los animales a través de medicina veterinaria de clase mundial, el refugio y, sobre todo, el amor.

Kim Soto, Directora Principal de Participación de Voluntarios, tiene la misión de ayudar a los profesionales del bienestar animal a aumentar su capacidad para salvar vidas a través de una eficaz participación de voluntarios. Ella es responsable de más de 3.000 voluntarios, donando servicios valorados en más de 14 millones de dólares anuales. Además de sus 14 años en un puesto de liderazgo en bienestar animal, ella combina su experiencia en recursos humanos, educación y un título en Antropología para estar totalmente calificada como experta en personas. Se enorgullece de utilizar esa experiencia para ayudar al personal y a los voluntarios a forjar relaciones impactantes que aumentan la capacidad y salvan vidas.

En 2018, el programa de voluntarios de SDHS utilizaba una solución de administración de voluntarios, conocida como Volgistics, que rápidamente se estaba quedando pequeña.

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"Para nosotros, Volgistics no estaba a la par con la actualidad. Nunca cambiaban mucho, y nosotros somos una organización que crece continuamente. Sabíamos que necesitábamos algo que se adaptara con nosotros."
Kim Soto
Directora Principal de Participación de Voluntarios

DESAFÍOS

SDHS supervisa a los voluntarios que realizan una amplia gama de tareas en múltiples ubicaciones; sin embargo, Volgistics no se estaba adaptando a sus nuevas necesidades. "Necesitábamos un sistema que pudiera personalizarse para satisfacer las necesidades del personal que involucra a voluntarios en funciones que van desde el cuidado de gatitos recién nacidos hasta la cría de animales para recintos de osos y todo lo que eso conlleva", dice Kim.

Puntos Críticos Clave:

  • Volgistics no se actualizaba ni adaptaba para satisfacer nuestras necesidades a medida que crecíamos al pasar el tiempo.
  • Servicios de soporte inadecuados y sin aplicación para que voluntarios la usaran.
  • Falta de personalización para hacer el seguimiento de voluntarios y satisfacer las necesidades del personal para involucrar a los voluntarios en funciones específicas.
  • Se perdía tanto tiempo.

Kim estaba decidida a reemplazar su Software de Administración de Voluntarios (VMS, por sus siglas en inglés), que ya estaba obsoleto, por uno que se adaptara mejor a sus necesidades.

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TRAYECTO

Cuando Kim conoció a Rob Bonesteel, Gerente del Equipo de Éxito de Miembros de Better Impact, en una conferencia de Points of Light hace unos años, recordó haber aprendido sobre la solidez de Impacto Voluntario (VMS de Better Impact). "Pensé que, si podía tener ESO, ¡podría arreglarlo todo!”

El equipo de Kim eventualmente agendó una demostración y más tarde pidió una prueba del software. Los responsables clave de la toma de decisiones y liderazgo general en SDHS participaron en la demostración del producto. "Pudieron ver todas las diferentes características y capacidades del software. Analizamos muchas opciones de software, pero después de ver las posibilidades con Impacto Voluntario, esta fue la única solución que consideramos seriamente", explica Kim.

Por qué Impacto Voluntario

La capacidad de personalizar el sistema para diferentes departamentos era la característica principal que Kim y su equipo estaban buscando. "Teníamos voluntarios que respondían a emergencias, voluntarios que acogían animales en sus hogares y voluntarios que venían al refugio y trabajaban. Para cada uno de ellos, necesitaba un formulario de solicitud diferente, y que las personas hicieran su solicitud de una manera diferente. También necesitaba que la capacitación fuera diferente y, en algunos casos, como yo no supervisaba a esos voluntarios, necesitaba otro personal en la organización para que personalizara su parte. Por ejemplo, la Acogida no es mi responsabilidad, así que hay una persona encargada de Acogida y ella quería ejecutar su propia sección del software. Con Impacto Voluntario, pudimos brindarle la capacidad de personalizar lo que ella necesitaba", dice Kim.

Además de buscar y encontrar capacidades de eLearning dentro de Impacto Voluntario, para minimizar el tiempo del personal dedicado a la capacitación de voluntarios, Kim también buscó una solución que pudiera ofrecer automatización. "Quería poder automatizar tanto como fuera posible, para acelerar la incorporación de nuevos voluntarios", dice Kim.

Elegir un proveedor de software que cumpliera con los estándares de servicio al cliente de Kim era una alta prioridad. "Éramos un programa en crecimiento y necesitaba saber que podía apoyarme con confianza en un proveedor para obtener soporte rápido, confiable y relevante, cuando fuera necesario. Quería poder poner palabras en un chat a casi cualquier hora del día y de la noche y obtener una respuesta. Ese fue mi criterio final para que Better Impact lo cumpliera. ¡El nivel de servicio y soporte que hemos podido conseguir es increíble!”

Algunas de las características favoritas de Impacto Voluntario de Kim son:

  • Módulos de e-Learning para voluntarios, quienes completan cuestionarios de capacitación viendo videos. "Impacto Voluntario cambió significativamente la forma en que capacitamos a los voluntarios. Una vez que llegó el COVID, no tuvimos que bajarle al ritmo porque teníamos la plataforma para que las personas recibieran videos de capacitación (o libros, o cualquier otra cosa que pudiéramos incluir en los materiales de capacitación). Después de que el voluntario completa con éxito el cuestionario, el sistema lo califica automáticamente y el voluntario podrá comenzar a ver los horarios y las funciones para lo que ahora está calificado para hacer.”
  • Me encanta que podemos personalizar nuestras búsquedas con CUALQUIER campo de la base de datos y anclarlos al panel principal para un acceso rápido y fácil. Puedo obtener cualquier combinación de voluntarios por calificación, ubicación, historial con nosotros, etc. El hecho de que haya tantas formas de buscar realmente ha cambiado las reglas del juego para nosotros.” 
  • "La capacidad de los voluntarios para ganar medallas virtuales, al completar las calificaciones, es una excelente característica. Cuando los voluntarios satisfacen cada nivel de calificación, se les otorgan medallas que son similares a los premios. Los voluntarios se enorgullecen de sus logros y les gusta mostrar sus medallas entre ellos”.

“La forma en que los voluntarios manejan su capacitación es lo que más me gusta. Simplemente van a su portal de voluntarios y en Mi perfil hacen clic en Capacitación. ¡Es increíble porque mi personal no necesita involucrarse!”

Implementación

Cuando SDHS cambió de solucion de software en 2018, aproximadamente 3.000 registros de voluntarios se transfirieron de Volgistics a su nuevo hogar: Impacto Voluntario.

Según las necesidades y la estructura del programa de voluntarios de SDHS, una cuenta de Empresa era la opción adecuada para sus operaciones. "Abarcaba cada una de las cuentas de nuestro campus y algunos de nuestros programas únicos como Rehabilitación de Vida Silvestre, Acogida, Respuesta a Emergencias", explica Kim.

"Nosotros pudimos personalizar fácilmente el portal/aplicación que utilizan los voluntarios dentro de Impacto Voluntario. Agregamos los colores de nuestra organización que combinan perfectamente con nuestro sitio web y tenemos encabezados singulares en la parte superior de cada una de nuestras cuentas. ¡A los voluntarios LES ENCANTA la aplicación! Se entusiasman hablando de eso", dice Kim.

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"A veces, un nuevo software se siente grande y da miedo, pero imagina todas las cosas que puedes hacer cuando no estás administrando hojas de cálculo todo el día. Y, cuando el software trabaja para ti, administra tus comunicaciones y mantiene a los voluntarios conectados a tu organización. No termino de decir todas las cosas buenas sobre Impacto Voluntario. Un VMS puede ser un gran salto para algunas organizaciones... ¡pero vale la pena!”
Kim Soto
Directora Principal de Participación de Voluntarios 

Resultados

Aunque Kim puede recordar el tiempo en que el programa de voluntarios usaba aplicaciones en papel y hojas de cálculo, ella reconoce que "el mundo ha cambiado mucho. El uso de un software dedicado a voluntarios cambia tu capacidad para saber lo que está sucediendo. Ahora no puedo imaginar una vida sin Impacto Voluntario.”

De hecho, SDHS ha podido automatizar una parte significativa de su proceso de incorporación de voluntarios, y actualmente está tratando de automatizar aún más el proceso para los voluntarios que desean avanzar a funciones más desafiantes. "Las herramientas de solicitud, incorporación y capacitación disponibles para nosotros significan que se necesita menos tiempo del personal para administrar el proceso y aquellos recursos se pueden reasignar a la capacitación práctica con voluntarios en funciones para el manejo de animales", dice Kim.

Uno de los cambios más significativos experimentados desde el cambio a Impacto Voluntario es la libertad que tiene el equipo al no hacer la captura manual de datos. "Directamente desde nuestro sitio web, los voluntarios pueden llenar una solicitud y la información se rellena automáticamente en el sistema. Dado que hemos configurado nuestro sistema para permitir una experiencia de incorporación rápida, los voluntarios pueden comenzar a aprender de inmediato y depende de ellos la rapidez con la que completen los pasos para participar", dice Kim.

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