Hospicio Demelza para Niños

ANTECEDENTES

Demelza brinda atención y apoyo especializados a niños y jóvenes con afecciones graves o terminales. Desde el diagnóstico hasta el final de la vida y el duelo, Demelza se preocupa por los jóvenes y sus familias en Kent, el sureste de Londres y el este de Sussex en el Reino Unido.

La organización lleva el nombre de Demelza Phillips, hija de Derek y Jennifer Phillips, quien falleció trágicamente de un tumor cerebral a la edad de 24 años. Demelza se inspiró en el trabajo del Hospicio para niños Acorns en Birmingham, donde había trabajado anteriormente. Ella transmitió esa inspiración a sus padres, quienes tuvieron la visión de establecer un hospicio para niños en el sureste de Inglaterra y lo fundaron en 1994. Abrieron Demelza Kent en 1998, seguido de Demelza en el sureste de Londres en 2009. Demelza tiene más de 1,000 voluntarios que ayudan en los dos hospicios, un equipo comunitario, recaudación de fondos y 28 tiendas.

Jade McManus, la Oficial de Servicios Voluntarios, ha trabajado en el departamento de voluntariado de Hospicio Demelza para Niños desde 2016. Ella maneja y recluta voluntarios que trabajan directamente con las familias.

Antes de consolidar los sistemas cambiando a una solución de software de administración de voluntarios (VMS, por sus siglas en inglés), Demelza utilizó una combinación de sistemas: software de gestión de donantes (utilizado por su equipo de recaudación de fondos), hojas de cálculo, formularios de solicitud en papel/Google y MailChimp, por nombrar algunos. "Dependíamos en gran medida del papel para las comunicaciones con nuestros voluntarios e internamente entre departamentos", explica Jade.

DESAFÍOS

Al tener que depender de sistemas no diseñados para la administración de voluntarios, como el software de gestión de donantes y hojas de cálculo, Demelza necesitaba urgentemente un VMS dedicado que pudiera hacer que su programa de voluntarios tomara las riendas.

Puntos Críticos Clave:

• Todo se hacía manualmente, lo que consumía mucho tiempo del personal y requería varias soluciones alternativas para realizar el trabajo.
• Los datos de los voluntarios podían perderse o dañarse.
• Se desperdiciaba tiempo porque los documentos y la información estaban en lugares diferentes.
• No había control ni acceso para editar la base de datos principal, por lo que corregir información tomaba más tiempo.

Había una clara desconexión entre los sistemas y dónde se almacenaba la información. Esto planteaba un desafío para los gerentes que no podían desempeñar sus funciones de manera efectiva. Jade recuerda: "Los gerentes de las tiendas no podían ver la información de los voluntarios, ya que estaba almacenada en unidades de computadora individuales. Por ejemplo, los datos de contacto de los voluntarios se almacenaban en un software de gestión de donantes, la capacitación se monitoreaba desde diferentes hojas de cálculo y cosas como la información de salud se escaneaba en archivos en las unidades de computadora de la empresa que solo eran visibles para el equipo de administración y no eran accesibles para los gerentes".

Cuando Jade usó la Calculadora RI para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que su equipo iba a ahorrar alrededor de 1.376 horas por año en tareas que podrían automatizarse a través de una solución de software de administración de voluntarios.

Aquí hay un desglose de cuánto tiempo se dedicaba a varias tareas antes de usar Better Impact:

Datos de la Calculadora ROI

TRAYECTO

En 2016, el equipo de servicios de voluntarios comenzó a hablar sobre el uso de una solución diseñada específicamente para la administración de voluntarios, un VMS – y alejarse de los sistemas ineficientes y desconectados. Se aprobó un presupuesto para un VMS y, a principios de 2017, Jade y su equipo comenzaron su trayecto para encontrar un VMS.

Se llevó a cabo una gran cantidad de investigación, que comenzó consultando a otras organizaciones (como la de ellos, hospicios) para aprender qué herramientas utilizaban y sus beneficios e inconvenientes percibidos.

A partir de ahí, explica Jade, "hicimos arreglos para que cinco empresas de VMS proporcionaran demostraciones para todo el equipo para que pudiéramos comparar visualmente lo que funcionaría mejor para nosotros como organización".

Dado que Demelza tenía muchos departamentos y gerentes, era fundamental para ellos encontrar un VMS que pudiera restringir el acceso a la información en toda la organización. La decisión de Jade de seleccionar Impacto Voluntario estuvo fuertemente influenciada por la capacidad del software para ofrecer diferentes niveles de seguridad a diferentes administradores.