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Hospicio Demelza para Niños

Estudio de Caso

ANTECEDENTES

Demelza brinda atención y apoyo especializados a niños y jóvenes con afecciones graves o terminales. Desde el diagnóstico hasta el final de la vida y el duelo, Demelza se preocupa por los jóvenes y sus familias en Kent, el sureste de Londres y el este de Sussex en el Reino Unido.

La organización lleva el nombre de Demelza Phillips, hija de Derek y Jennifer Phillips, quien falleció trágicamente de un tumor cerebral a la edad de 24 años. Demelza se inspiró en el trabajo del Hospicio para niños Acorns en Birmingham, donde había trabajado anteriormente. Ella transmitió esa inspiración a sus padres, quienes tuvieron la visión de establecer un hospicio para niños en el sureste de Inglaterra y lo fundaron en 1994. Abrieron Demelza Kent en 1998, seguido de Demelza en el sureste de Londres en 2009. Demelza tiene más de 1,000 voluntarios que ayudan en los dos hospicios, un equipo comunitario, recaudación de fondos y 28 tiendas.

Jade McManus, la Oficial de Servicios Voluntarios, ha trabajado en el departamento de voluntariado de Hospicio Demelza para Niños desde 2016. Ella maneja y recluta voluntarios que trabajan directamente con las familias.

Antes de consolidar los sistemas cambiando a una solución de software de administración de voluntarios (VMS, por sus siglas en inglés), Demelza utilizó una combinación de sistemas: software de gestión de donantes (utilizado por su equipo de recaudación de fondos), hojas de cálculo, formularios de solicitud en papel/Google y MailChimp, por nombrar algunos. "Dependíamos en gran medida del papel para las comunicaciones con nuestros voluntarios e internamente entre departamentos", explica Jade.

DESAFÍOS

Al tener que depender de sistemas no diseñados para la administración de voluntarios, como el software de gestión de donantes y hojas de cálculo, Demelza necesitaba urgentemente un VMS dedicado que pudiera hacer que su programa de voluntarios tomara las riendas.

Puntos Críticos Clave:

  • Todo se hacía manualmente, lo que consumía mucho tiempo del personal y requería varias soluciones alternativas para realizar el trabajo.
  • Los datos de los voluntarios podían perderse o dañarse.
  • Se desperdiciaba tiempo porque los documentos y la información estaban en lugares diferentes.
  • No había control ni acceso para editar la base de datos principal, por lo que corregir información tomaba más tiempo.

Había una clara desconexión entre los sistemas y dónde se almacenaba la información. Esto planteaba un desafío para los gerentes que no podían desempeñar sus funciones de manera efectiva. Jade recuerda: "Los gerentes de las tiendas no podían ver la información de los voluntarios, ya que estaba almacenada en unidades de computadora individuales. Por ejemplo, los datos de contacto de los voluntarios se almacenaban en un software de gestión de donantes, la capacitación se monitoreaba desde diferentes hojas de cálculo y cosas como la información de salud se escaneaba en archivos en las unidades de computadora de la empresa que solo eran visibles para el equipo de administración y no eran accesibles para los gerentes".

Delmiza Case Study Testimonial
"Sin embargo, nuestro mayor desafío era que nada estaba automatizado, nada se comunicaba entre sí, todo era manual. Había muchos lugares en el sistema donde las cosas podían salir mal.
- Jade McManus

Cuando Jade usó la Calculadora RI para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que su equipo iba a ahorrar alrededor de 1.376 horas por año en tareas que podrían automatizarse a través de una solución de software de administración de voluntarios.

Aquí hay un desglose de cuánto tiempo se dedicaba a varias tareas antes de usar Better Impact:

 

Datos de la Calculadora ROI

Better Impact Calculator

 

Horas Totales Estimadas Ahorradas

Valor del Tiempo Ahorrado

ROI usando el nuevo Software

1.376

£ 16.538

1,553%

 

TRAYECTO

En 2016, el equipo de servicios de voluntarios comenzó a hablar sobre el uso de una solución diseñada específicamente para la administración de voluntarios, un VMS – y alejarse de los sistemas ineficientes y desconectados. Se aprobó un presupuesto para un VMS y, a principios de 2017, Jade y su equipo comenzaron su trayecto para encontrar un VMS.

Se llevó a cabo una gran cantidad de investigación, que comenzó consultando a otras organizaciones (como la de ellos, hospicios) para aprender qué herramientas utilizaban y sus beneficios e inconvenientes percibidos.

A partir de ahí, explica Jade, "hicimos arreglos para que cinco empresas de VMS proporcionaran demostraciones para todo el equipo para que pudiéramos comparar visualmente lo que funcionaría mejor para nosotros como organización".

Dado que Demelza tenía muchos departamentos y gerentes, era fundamental para ellos encontrar un VMS que pudiera restringir el acceso a la información en toda la organización. La decisión de Jade de seleccionar Impacto Voluntario estuvo fuertemente influenciada por la capacidad del software para ofrecer diferentes niveles de seguridad a diferentes administradores.

"No me sorprendió que termináramos eligiendo Impacto Voluntario, ya que era el sistema que más nos convenía".

Implementación

En abril de 2017, Demelza comenzó a usar Impacto Voluntario. "Better Impact se puso en contacto con nuestro departamento de TI y se aseguró de que la información de nuestros voluntarios, que se almacenaba en varios sistemas: hojas de cálculo, software de gestión de donantes, etc. - se podía importar al sistema, por lo que estaba listo para usarse tan pronto como lo lanzáramos".

Al no haber utilizado un VMS antes, Jade y sus colegas manejaron el cambio en los sistemas de forma bastante independiente. "Fue un poco teórico para nosotros pasar de la nada a una máquina virtual elegante, así que revisamos las guías de ayuda e importamos los datos. Podíamos hacer nuestras propias ediciones/personalizaciones dentro del sistema, según fuera necesario, lo que nos ahorró una gran cantidad de tiempo", recuerda Jade.

Por qué Impacto Voluntario

Estas son algunas de las características favoritas de Impacto Voluntario de Jade:

  • La Versión Empresarial nos permite organizar el sistema de manera que solo ciertos administradores puedan acceder a los datos relevantes. Esto mantiene nuestros datos seguros y protegidos.
  • La automatización tque Impacto Voluntario proporciona nos ahorra mucho tiempo. Por ejemplo, cuando un voluntario envía una solicitud en línea, su perfil se crea automáticamente. Podemos adjuntarle documentos, monitorear calificaciones y recibir alertas cuando una calificación está expirando; eliminando así la necesidad de monitorear constantemente nuestras hojas de cálculo para este detalle.
  • Nuestros datos están en un solo sistema y los datos son mucho más confiables.
  • Podemos enviar correos electrónicos nuestros voluntarios directamente desde Impacto Voluntario. No es necesario utilizar plataformas externas, como MailChimp, que conllevaba costos operativos. Ahora, Correos electrónicos masivos aprobados por GDPR se logran fácilmente con Impacto Voluntario. Tenemos un historial completo de correo electrónico disponible para que el equipo pueda verificar lo que se envió recientemente a cada voluntario.
  • También nos gusta mucho registrar horas y la creación de turnos, que usamos ahora para crear informes.
  • La plataforma también permite a los voluntarios acceder a su propia cuenta en línea para actualizar sus datos (de contacto) y registrarse para los turnos, lo que empodera a los voluntarios para se responsabilicen más de su voluntariado.
  • Tener control sobre nuestros formularios de solicitud y página de reclutamiento nos permitió ¡deshacernos completamente de los formularios de solicitud en papel! Esto nos ahorró 6 horas de captura de datos cada semana (ingresando información de la solicitud en nuestros sistemas anticuados), así como ahorros incrementales en costos de correo y papel. Pasar nuestro reclutamiento en línea nos permitió ampliar nuestro alcance digital y hacer una mejor experiencia de reclutamiento para los voluntarios. Se ha vuelto invaluable para nosotros poseer y administrar nuestra página de reclutamiento, sin molestar a nuestro equipo de marketing.
  • Podemos incorporar voluntarios de manera eficiente. Lo que antes tomaba alrededor de 3 meses para registrar a un voluntario, ahora se puede lograr en aproximadamente 2 horas después de que envían la solicitud en línea.
  • También podemos crear módulos de aprendizaje electrónico que, cuando un voluntario los completa con éxito, actualiza automáticamente el registro de capacitación/calificación del voluntario. Ya no necesitamos distribuir, calificar y registrar los resultados de cientos de paquetes de capacitación para voluntarios en papel.
  • El sistema es amigable para el usuario y tiene un diseño lógico . Pudimos eliminar la búsqueda constante de soluciones alternativas, como cuando intentábamos producir informes con nuestros sistemas anteriores.
"Si no hubiéramos estado usando Impacto Voluntario cuando llegó la pandemia, no habríamos podido mantener nuestro programa. Pudimos seguir reclutando mientras trabajábamos desde casa, lo cual no habría sido un proceso claro sin solicitudes y capacitación en línea".

Resultados

Hacer uso de Impacto Voluntario ha mejorado enormemente el nivel de satisfacción de Demelza con las herramientas que se utilizan, la eficiencia y la eficacia de la operación del programa de voluntarios.

 

Desde que cambió a Impacto Voluntario, ¿siente que sus datos están MENOS, IGUAL o MÁS seguros?

Better Impact Secure

 

Desde que se cambió a Impacto Voluntario, Demelza ha sentido que sus datos están más seguros. El departamento de voluntarios tiene el control total de la información de los voluntarios, puede limitar el acceso de los gerentes para ver solo la información relevante, puede ver quién inició sesión, tomar notas sobre los cambios y puede monitorear si algo sale mal. También acaba de comenzar a utilizar la autenticación de dos factores (2FA), que es un requisito de seguridad de la organización.

Con el tiempo ahorrado, Demelza ha podido utilizar el tiempo para ampliar su programa y equipo.

"Tenemos un minidepartamento completamente nuevo en funcionamiento. Tres nuevos miembros del personal guían a los voluntarios en sus nuevas funciones para ofrecer apoyo práctico a las familias. Hemos podido hacerlo gracias a Impacto Voluntario", dice Jade. "Agregamos la función de conducir en nuestro programa y comenzamos a hacer más de 50 viajes al mes que antes no podíamos coordinar". Además, Demelza pudo invertir más tiempo en mejorar la capacitación para ayudar a los voluntarios a mejorar en sus habilidades y a tener éxito en sus funciones.

"Mirando hacia atrás, es casi impactante pensar cómo solíamos hacer que las cosas funcionaran en comparación con cómo las hacemos ahora con Impacto Voluntario.”
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