Hospicio del Norte de Londres

ANTECEDENTES

Desde 1984, el Hospicio del Norte de Londres (NLH, por sus siglas en inglés), una organización benéfica registrada, ha brindado atención urgente y especializada a residentes que enfrentan condiciones que limitan la vida. Sirviendo a las áreas de Barnet, Enfield y Haringey, NLH apoya con gusto a los pacientes y familias, amigos y cuidadores con atención física, emocional y espiritual. "Lo mejor de la vida, al final de la vida, para todos", es lo que el NHL visualiza y se esfuerza por defender.

Debbie Usiskin es la funcionaria de Participación de Voluntarios del Hospicio del Norte de Londres. Después de una breve carrera en trabajo social, pasó a ser capacitadora, y también representadora en el grupo de trabajo que desarrolla Estándares Ocupacionales Nacionales para Gerentes de Voluntarios. Fue una de las Directoras fundadoras de la Asociación de Gerentes de Voluntarios (AVM, por sus siglas en inglés) y fue elegida Presidenta. Siempre ha sentido curiosidad por el enfoque de sus compañeros hacia la administración de voluntarios. "Siento que he visto a la administración de voluntarios crecer, desarrollarse y cambiar a lo largo de los años, lo cual es emocionante. Me cambié a un hospicio, casi por accidente. ¡Y me encanta! Vine al hospicio del Norte de Londres en 2013", recuerda Debbie.

Aunque ella pensó que su tiempo en NLH sería breve, una de las cosas que Debbie se propuso lograr fue la implementación de un sistema adecuado para administrar voluntarios.

DESAFÍOS

El uso de hojas de cálculo era muy limitante para Debbie y su equipo. Ella recuerda: "podíamos usarlas para hacer listas, mantener los datos de contacto de las personas, cuál era su función y registrar si tenían una verificación de DBS (Servicio de Divulgación y Restricción), pero no podíamos escanear nada y agregarlo. Entonces, era solo una casilla de verificación sí o no". No tener toda la información en un solo lugar significaba pasar tiempo entre varios sistemas para obtener el panorama completo.

Aparte de su sistema anticuado, los grandes desafíos de NLH estaban relacionados principalmente con costos y protección de datos. Operar de manera ineficiente es un gasto para la organización y la falta de controles de seguridad con la forma en que funcionaban las cosas era un problema que debía resolverse.

Puntos Críticos Clave:

• Uso de un sistema que no estaba diseñado para la administración de voluntarios. "Como hospicio, utilizábamos un sistema médico para pacientes que registra los síntomas clínicos, pero no es excelente para almacenar la información 'humana'. ¡Era un sistema creado para médicos y no para gerentes de voluntarios!”
• Falta de control sobre las personalizaciones y configuraciones del sistema. "No podíamos hacer ningún cambio en los campos personalizados”.
• Incapacidad para informar y contar claramente la historia del programa. "El sistema estaba combinado; no se podía obtener una visión general de lo que estaba sucediendo”.

Cuando Debbie usó la Calculadora de RI para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que su equipo iba a ahorrar alrededor de 1.068 horas por año en tareas que podrían automatizarse a través de una solución de software de administración de voluntarios.

Aquí hay un desglose de cuánto tiempo se dedicaba a varias tareas antes de usar Better Impact:

Datos de la Calculadora RI

TRAYECTO

Antes de comenzar su evaluación de los sistemas de Software de Administración de Voluntarios (VMS, por sus siglas en inglés), Debbie ya estaba familiarizada con Better Impact. Anteriormente había hablado y conocido a Tony Goodrow, CEO de Better Impact, en conferencias. "Me impresionó la empresa y el producto", revela, "pero lo que realmente me impresionó fue cómo se incluía a las personas que usaban el software y se les permitía contribuir a su crecimiento y desarrollo”.

Aunque Debbie se inclinaba por la solución de Better Impact, Impacto Voluntario, tenía que presentar un caso sólido a su Junta Directiva. "También miré otros sistemas. Hice un análisis de todos los demás sistemas de software que estaban disponibles para nosotros en ese momento y cuáles eran sus beneficios junto con sus costos, para que pudiera desarrollar un argumento para elegir Impacto Voluntario", dice ella. Ella también confió en comentarios y opiniones de compañeros del medio, al visitar organizaciones que ya estaban utilizando Impacto Voluntario.

Debbie tenía su lista de necesidades de software, de las cuales encontrar un sistema extremadamente rentable era una de ellas, y una de las principales prioridades. Según Debbie, "Impacto Voluntario era menos costoso que muchos otros". Mantener los datos de los voluntarios bien protegidos también era de suma importancia y Better Impact cumplía con todo eso. "Nuestro líder de gobernanza de la información tuvo que pasar por un proceso hasta que estuvo del todo seguro", recuerda Debbie.

Implementación

El Hospicio del Norte de Londres ha estado utilizando Impacto Voluntario desde noviembre de 2015. Decidieron comenzar con Impacto Voluntario, y luego agregaron Impacto Clientes.

Como Debbie no creía ser tan experta en tecnología al principio, pidió entrenamiento en el software. Ella recuerda: "Pensé que no iba a familiarizarme tan rápido. Pero en cuatro horas, lo tenía. Y eso significa que no es un sistema tan difícil de usar”.

El consejo más importante de Debbie es no intentarlo solos e implementar el software en toda la organización como equipo.

Por qué Impacto Voluntario

Estas son algunas de las características favoritas de Impacto Voluntario para Debbie:

• Posibilidad de bloquear el acceso a los datos personales. "Recopilamos datos demográficos sobre todos nuestros voluntarios y, debido a la forma en que se pueden administrar los permisos en el sistema, nadie más mi colega y yo podemos verlos”.
• Horas de voluntariado y comentarios. "Cuando un voluntario se registra para capturar sus horas, recibe un pequeño mensaje de nosotros. Los voluntarios también pueden responder nuestras encuestas sobre el trabajo realizado y los comentarios en tiempo real. Me encanta cómo esto nos ayuda a medir el impacto”.
• Comités. "Me encanta el hecho de que podemos crear comités, agrupar voluntarios en estos comités y utilizar esos datos para seleccionar a quién le enviamos correos electrónicos. También está la opción de enviar mensajes de texto. El sistema proporciona flexibilidad, lo que realmente me gusta”.
• Módulos de e-learning para voluntarios. "Gran parte de nuestra capacitación en línea para voluntarios se centra en Impacto Voluntario porque nos permite configurar módulos de e-Learning. En lugar de tener que enviar cosas por correo electrónico a las personas, los voluntarios pueden iniciar sesión en su propia cuenta y realizar su propia capacitación.