ANTECEDENTES
Haven House, establecida en 1983 en East Lansing, Michigan, es una organización dedicada a proporcionar refugio temporal y programas integrales para familias sin hogar. Con el compromiso de empoderar a las familias, ofrece oportunidades para establecer metas, capacitación y educación para mejorar la vida de las personas y reducir la probabilidad de quedarse sin hogar en el futuro. Haven House también prioriza la prevención de la falta de vivienda y aborda las causas subyacentes de la inestabilidad de la vivienda. La organización opera un refugio de emergencia para familias sin hogar, donde dedicados miembros del personal los apoyan para obtener una vivienda permanente, brindarles orientación y desarrollar presupuestos personalizados y planes de metas para la estabilidad financiera.
Las operaciones del refugio son posibles gracias a las increíbles contribuciones de numerosos voluntarios que ayudan con diversas tareas, organizan actividades para niños y familias y ayudan a que el refugio funcione sin problemas. Además, el compromiso de Haven House se extiende más allá de la estadía en el refugio. A través del programa Socios en Progreso (PIP, por sus siglas en inglés), las familias reciben apoyo continuo hasta por un año después de obtener una vivienda permanente. El programa los ayuda a establecer metas realistas, monitorear el progreso y acceder a servicios esenciales como alimentos, asesoramiento en crisis y referencias a otras agencias. Haven House se esfuerza por tener un impacto duradero en la vida de las familias, apoyándolas durante su tiempo en el refugio y tiempo después.
Chequoya Thomas ha sido parte integral de Haven House desde 2015. Con una licenciatura en trabajo social, aporta un amplio conocimiento y experiencia a su puesto. A lo largo de su permanencia, Chequoya ha ocupado múltiples puestos dentro de la organización, comenzando como Coordinadora del Refugio. Luego asumió el papel de Coordinadora de Voluntarios y Proyectos Especiales en 2017, supervisando varias iniciativas. Desde 2021, Chequoya se desempeña como Gerente de Voluntarios y Proyectos, desempeñando un papel crucial en la administración y coordinación de las actividades de voluntariado. Su continuo crecimiento y contribuciones a Haven House pronto la llevarán a asumir el cargo de Directora de Participación Comunitaria en octubre de 2023.
Antes de la transición a Volunteer Impact en 2019, todas las solicitudes de voluntarios se guardaban en el backend de su sitio web Vieth, y la información de los voluntarios junto con las horas completadas tenían que capturarse manualmente en hojas de cálculo varias veces por semana.
DESAFÍOS
Haven House enfrentó desafíos significativos al administrar voluntarios y los datos que residían en el backend de su sitio web, que se transferían y luego se administraban en una hoja de cálculo.
Se necesitaba una captura manual de datos en hojas de cálculo para administrar las solicitudes y las horas de los voluntarios. La coordinación de horarios y el abordar los conflictos de fechas implicaba un gran volumen de correspondencia por correo electrónico, ocasionando una carga administrativa considerable para el personal. Chequoya recuerda: “Recibía cientos de correos electrónicos todos los días relacionados con los horarios. Me comunicaba con voluntarios varias veces sobre fechas específicas y trataba de asegurarme de que no hubiera superposición. Era la única opción disponible en ese momento, así que no tenía otra opción”. Además, enfatiza: “Dedicaba más de 40 horas a la semana solo para administrar nuestros datos”.
Puntos Críticos Clave:
- El proceso consumía demasiado tiempo. La captura manual de datos y la administración de las hojas de cálculo tomaban más de 15 horas a la semana en completarse, para que los datos estuvieran disponibles para los voluntarios que buscaban verificación de horas.
- La dependencia de las hojas de cálculo planteaba un riesgo de pérdida de datos si no se guardaba correctamente.
- Algunas fallas en la solicitud de los voluntarios en el sitio web hacían que faltaran datos en los formularios.
- No se podían verificar las horas de voluntariado si los voluntarios no se registraban físicamente en un formulario cuando estaban en el sitio.
- Las notificaciones inadecuadas de solicitudes del sitio web dieron como resultado que candidatos para voluntarios pasaran desapercibidos o se pasaran por alto durante semanas y había retrasos en la aceptación de nuevos voluntarios al programa.
- Se necesitaba una búsqueda meticulosa y un recuento manual de datos en varias hojas de cálculo para proporcionar información sobre las horas totales de tiempo asignadas a los voluntarios, con el riesgo potencial de pérdida de datos de años anteriores.
La organización llegó a un momento crucial cuando un voluntario solicitó un acceso más fácil al calendario para los puestos de voluntario. La sugerencia tenía como objetivo reducir la necesidad de consultas frecuentes de disponibilidad y proporcionar a los voluntarios acceso regular a los horarios, agilizando significativamente el proceso. Este comentario abrió los ojos al equipo, ya que presentó una oportunidad para simplificar el proceso de programación.
Reconociendo el potencial de mejoras significativas, la organización decidió que era el momento adecuado para pasar a una solución de VMS dedicada.
