HHLOGO

Haven House

Estudio de Caso

ANTECEDENTES

Haven House, establecida en 1983 en East Lansing, Michigan, es una organización dedicada a proporcionar refugio temporal y programas integrales para familias sin hogar. Con el compromiso de empoderar a las familias, ofrece oportunidades para establecer metas, capacitación y educación para mejorar la vida de las personas y reducir la probabilidad de quedarse sin hogar en el futuro. Haven House también prioriza la prevención de la falta de vivienda y aborda las causas subyacentes de la inestabilidad de la vivienda. La organización opera un refugio de emergencia para familias sin hogar, donde dedicados miembros del personal los apoyan para obtener una vivienda permanente, brindarles orientación y desarrollar presupuestos personalizados y planes de metas para la estabilidad financiera.

Las operaciones del refugio son posibles gracias a las increíbles contribuciones de numerosos voluntarios que ayudan con diversas tareas, organizan actividades para niños y familias y ayudan a que el refugio funcione sin problemas.  Además, el compromiso de Haven House se extiende más allá de la estadía en el refugio. A través del programa Socios en Progreso (PIP, por sus siglas en inglés), las familias reciben apoyo continuo hasta por un año después de obtener una vivienda permanente. El programa los ayuda a establecer metas realistas, monitorear el progreso y acceder a servicios esenciales como alimentos, asesoramiento en crisis y referencias a otras agencias. Haven House se esfuerza por tener un impacto duradero en la vida de las familias, apoyándolas durante su tiempo en el refugio y tiempo después.

Chequoya Thomas ha sido parte integral de Haven House desde 2015. Con una licenciatura en trabajo social, aporta un amplio conocimiento y experiencia a su puesto. A lo largo de su permanencia, Chequoya ha ocupado múltiples puestos dentro de la organización, comenzando como Coordinadora del Refugio. Luego asumió el papel de Coordinadora de Voluntarios y Proyectos Especiales en 2017, supervisando varias iniciativas. Desde 2021, Chequoya se desempeña como Gerente de Voluntarios y Proyectos, desempeñando un papel crucial en la administración y coordinación de las actividades de voluntariado. Su continuo crecimiento y contribuciones a Haven House pronto la llevarán a asumir el cargo de Directora de Participación Comunitaria en octubre de 2023.

Antes de la transición a Volunteer Impact en 2019, todas las solicitudes de voluntarios se guardaban en el backend de su sitio web Vieth, y la información de los voluntarios junto con las horas completadas tenían que capturarse manualmente en hojas de cálculo varias veces por semana.

DESAFÍOS

Haven House enfrentó desafíos significativos al administrar voluntarios y los datos que residían en el backend de su sitio web, que se transferían y luego se administraban en una hoja de cálculo.

Se necesitaba una captura manual de datos en hojas de cálculo para administrar las solicitudes y las horas de los voluntarios. La coordinación de horarios y el abordar los conflictos de fechas implicaba un gran volumen de correspondencia por correo electrónico, ocasionando una carga administrativa considerable para el personal. Chequoya recuerda: “Recibía cientos de correos electrónicos todos los días relacionados con los horarios. Me comunicaba con voluntarios varias veces sobre fechas específicas y trataba de asegurarme de que no hubiera superposición. Era la única opción disponible en ese momento, así que no tenía otra opción”. Además, enfatiza: “Dedicaba más de 40 horas a la semana solo para administrar nuestros datos”.

Puntos Críticos Clave:

  • El proceso consumía demasiado tiempo. La captura manual de datos y la administración de las hojas de cálculo tomaban más de 15 horas a la semana en completarse, para que los datos estuvieran disponibles para los voluntarios que buscaban verificación de horas.
  • La dependencia de las hojas de cálculo planteaba un riesgo de pérdida de datos si no se guardaba correctamente.
  • Algunas fallas en la solicitud de los voluntarios en el sitio web hacían que faltaran datos en los formularios.
  • No se podían verificar las horas de voluntariado si los voluntarios no se registraban físicamente en un formulario cuando estaban en el sitio.
  • Las notificaciones inadecuadas de solicitudes del sitio web dieron como resultado que candidatos para voluntarios pasaran desapercibidos o se pasaran por alto durante semanas y había retrasos en la aceptación de nuevos voluntarios al programa.
  • Se necesitaba una búsqueda meticulosa y un recuento manual de datos en varias hojas de cálculo para proporcionar información sobre las horas totales de tiempo asignadas a los voluntarios, con el riesgo potencial de pérdida de datos de años anteriores.

La organización llegó a un momento crucial cuando un voluntario solicitó un acceso más fácil al calendario para los puestos de voluntario. La sugerencia tenía como objetivo reducir la necesidad de consultas frecuentes de disponibilidad y proporcionar a los voluntarios acceso regular a los horarios, agilizando significativamente el proceso. Este comentario abrió los ojos al equipo, ya que presentó una oportunidad para simplificar el proceso de programación.

Reconociendo el potencial de mejoras significativas, la organización decidió que era el momento adecuado para pasar a una solución de VMS dedicada.

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“Administrar nuestro programa de voluntarios, que atiende a entre 1,500 y 2,000 voluntarios al año, era un desafío, ya que yo tenía todos sus nombres en una hoja de cálculo vulnerable. Si esa hoja de cálculo se perdía, se perderían todos los datos.”
- Chequoya Thomas

Cuando Chequoya usó la Calculadora de RI para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que su equipo iba a ahorrar alrededor de 4.212 horas por año en tareas que podrían automatizarse a través de una solución de software de administración de voluntarios.

Aquí hay un desglose de cuánto tiempo se dedicaba a varias tareas antes de usar Better Impact:

 

Datos de la Calculadora RI

Better Impact Calculator Haven House

 

Horas Ahorradas

Valor del Tiempo

RI

4.212

$129.600

43,100%

 

TRAYECTO

Para el proceso de seleccionar una solución de VMS, participaron dos personas clave: el Director Ejecutivo y Chequoya, la Gerente de Voluntarios y Proyectos.

En diciembre de 2018, el equipo siguió una secuencia de pasos para determinar sus necesidades y encontrar la solución adecuada. Comenzaron con una evaluación de necesidades, identificando los requisitos y funcionalidades específicos que buscaban en una solución VMS. Chequoya hizo su investigación y tenía claras las características que estaba buscando.  “Quería que el software tuviera un proceso de solicitud, plantillas de correo electrónico y que los voluntarios pudieran tener acceso a su calendario para programar o rechazar turnos. Era importante reducir el trabajo manual tanto como fuera posible”.

Durante su búsqueda, el equipo priorizó principalmente Impacto Voluntario, ya que era la primera solución de VMS que encontraron y descubrieron que estaba alineada con sus requisitos. Procedieron a obtener una cotización y probaron con una demostración para evaluar la idoneidad del sistema para su organización. Dada su satisfacción con la cotización y la experiencia que tuvieron con la demostración, no exploraron extensamente otras opciones de VMS y antes de que terminara el periodo de prueba, estaban seguros de que querían seguir adelante con Impacto Voluntario.

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“Cuando estaba explorando Impacto Voluntario, recibí un amplio apoyo de su equipo. Me proporcionaron un período de prueba de 30 días durante el cual pude agregar voluntarios al sistema y configurar todo. Con su ayuda, pude diseñar la página y tenía una persona dedicada disponible para abordar mis preguntas durante todo el proceso. Dentro del período de prueba de 30 días, completé con éxito la configuración y estábamos listos para comenzar a usar el software justo antes de que finalizara el período de prueba. Quedamos impresionados con el software y decidimos continuar usando Impacto Voluntario”. 
- Chequoya Thomas

Implementación

Haven House implementó Impacto Voluntario en febrero de 2019 y dado que gran parte de la configuración inicial de su software se completó durante la fase de prueba para explorar Impacto Voluntario, pudieron lanzar rápidamente su nuevo sistema y comenzar a experimentar los beneficios de una solución diseñada para sus necesidades.

“Antes de implementar Impacto Voluntario”, explica Chequoya, “pasaba innumerables horas a la semana en la programación, la captura de datos y la administración del proceso de incorporación. Los voluntarios tenían que venir al sitio regularmente para capacitaciones y recorridos, pero ahora con Impacto Voluntario, podemos agregar módulos de eLearning y otros recursos para agilizar el proceso, reduciendo la necesidad de una programación extensa”.

Según Chequoya, el uso de la aplicación móvil de un voluntario llevó su programa de voluntariado al siguiente nivel. “Los voluntarios podían usar sus teléfonos para registrar su entrada y salida, podían rastrear sus horas y programar sus turnos en la palma de sus manos. ¡Es genial tenerlo como opción!”

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“Impacto Voluntario realmente ha transformado la forma en que administramos a nuestros voluntarios; ha cambiado mi vida dramáticamente”.
– Chequoya Thomas

Por qué Impacto Voluntario

Chequoya seleccionó Impacto Voluntario como su VMS preferido por varias razones:

  • Características específicas y funcionalidad del software: proceso de solicitud, programación, notificaciones de rechazo de turnos, calendarios accesibles para voluntarios, plantillas de correo electrónico y capacidades de diseño de páginas.
  • Soporte excepcional durante las fases de demostración y prueba de su exploración con respuestas exhaustivas a todas las preguntas y asistencia dedicada para crear la página deseada.
  • Experiencia fenomenal en la prueba de 30 días. La capacidad de configurar la cuenta, diseñar la página e ingresar datos de voluntarios que se guardaban instantáneamente en el software era útil. Se logró hacer tanto sin ningún pago por adelantado.
  • La introducción de la aplicación móvil para voluntarios a su base de voluntarios ha empoderado a los voluntarios para que participen de manera más autónoma en el programa, lo que ha tenido el beneficio adicional de ahorrarle mucho tiempo al personal de Haven House que antes dedicaba al trabajo administrativo y horas que pasaban enviando correos electrónicos/llamando a los voluntarios.
  • Valor proporcionado por Impacto Voluntario en términos de satisfacer las necesidades de la organización y ofrecer una solución integral.
  • Proceso de configuración sin problemas que permitió una exploración y evaluación exhaustivas de Impacto Voluntario antes de hacer un compromiso financiero.
  • Características de seguridad que garantizan la protección de los datos de los voluntarios y de la organización.
  • Capacidades de integración para conectarse sin problemas con otros sistemas utilizados por la organización.
  • Una reputación y comentarios positivos de Impacto Voluntario de otras organizaciones en el sector no lucrativo. 

Lecciones Aprendidas

Reflexionando sobre su experiencia, Chequoya ha concluido que buscar una solución de VMS en una etapa anterior hubiera sido una opción mucho mejor. Ella explica: “Las soluciones de VMS están diseñadas para simplificar el proceso de voluntariado para las organizaciones y muchas ofrecen una prueba o demostración gratuita. El proceso para investigar y completar las pruebas o la demostración puede llevar algún tiempo, pero reducirá tu tiempo en el futuro, rastreando voluntarios o realizando informes manualmente”.

Resultados

Con el tiempo ahorrado desde que cambiaron a Impacto Voluntario, Chequoya y sus colegas usan sus recursos de manera más efectiva. Han sido capaces de construir relaciones más sólidas con los voluntarios, ampliar su programa de voluntariado, y virtualmente eliminar el tiempo dedicado a enviar correos electrónicos sobre los horarios y crear informes manualmente. Con unos pocos clics, se pueden generar informes completos, que proporcionan información valiosa sobre el programa de voluntarios y facilitan la toma de decisiones basada en datos. Chequoya dice: “Tener a todos nuestros voluntarios en el software ha acelerado significativamente mi flujo de trabajo. En lugar de buscar manualmente en hojas de cálculo y enviar correos electrónicos individuales a cada persona, ahora tengo a todas las personas fácilmente accesibles en un solo lugar. En muy poco tiempo, puedo enviar sin esfuerzo un correo electrónico personalizado a todos los voluntarios, ahorrando tiempo valioso”.

El impacto de cambiar su programa a Impacto Voluntario ha sido evidente en la administración de datos y la efectividad del programa de la organización. Al aprovechar las capacidades del software, han obtenido una comprensión más clara de las áreas del programa que requieren más enfoque en el reclutamiento, lo que garantiza el buen funcionamiento de su refugio. La capacidad de rastrear el desempeño de los voluntarios e identificar tendencias les ha permitido tomar decisiones informadas que respalden su misión y objetivos.

 

Reflexionando sobre el trayecto para encontrar una solución de VMS, Chequoya anima a sus compañeros a aceptar el cambio y considerar los beneficios que un sistema aporta a sus organizaciones y voluntarios. Adoptar una solución VMS permite a las organizaciones maximizar la eficiencia de sus operaciones, respetar el tiempo de los voluntarios y liberar todo el potencial de sus programas de voluntariado.

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El cambio no siempre es fácil, pero a menudo es necesario para ejecutar un programa de voluntariado eficaz. Agilizar el proceso desde la solicitud hasta el voluntariado es crucial, considerando el valioso tiempo que los voluntarios contribuyen. Si crees que una solución de VMS beneficiará a tu organización y a los voluntarios que prestan servicios, platica sobre esto con el liderazgo y realiza una investigación exhaustiva sobre los beneficios de diferentes programas”. 
- Chequoya Thomas
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