Operation Kindness

ANTECEDENTES

En 1976, un grupo de voluntarios desarrolló un plan para hacer realidad su sueño de construir un refugio de animales que salvara las vidas de los animales sin hogar. Y así nació Operation Kindness (OPK), una organización de bienestar animal sin fines de lucro en Carrollton, Texas.

En los primeros días, OPK operaba desde los hogares de los voluntarios; pero 45 años después, el refugio había crecido para incluir un centro de adopción, un hospital de animales y ofrecer múltiples programas: cuidado de crianza para animales vulnerables, información para dueños de mascotas, servicios veterinarios a precios razonables para mascotas del vecindario, un banco de alimentos para mascotas y oportunidades para voluntarios. En 2020, OPK celebró la apertura del Ala Médica de la Fundación Rees-Jones, que ha permitido a la organización brindar una atención médica aún mejor a un 35 por ciento más de perros y gatos.

Aunque la organización ha evolucionado a lo largo de los años, este apasionado grupo de amantes de los animales aún se adhiere a la filosofía de que cada animal merece ser tratado con respeto y compasión.

Aviana Goines es la Gerente de Voluntarios de Operation Kindness. Ella ha estado involucrada con la organización durante casi cinco años, trabajando en varios puestos desde adopciones, admisión y acogida, y, a partir de enero de 2022, con el departamento de Voluntarios.

Kelly Furnas ha sido la Directora General de Operaciones de Operation Kindness desde julio de 2021, luego de sus roles como Directora de Operaciones y Servicios Voluntarios en los últimos años. Sus responsabilidades incluyen el funcionamiento diario del refugio, incluidos los servicios médicos, las operaciones y las instalaciones. Ella ha estado involucrada con Operation Kindness desde 2015. Como directora general de operaciones (COO, por sus siglas en inglés), sus objetivos incluyen ayudar a la organización a tener el mayor impacto en salvar vidas en el norte de Texas, mejorar las habilidades de su equipo y encontrar mejoras en los procesos que les permitan salvar más vidas.

El Software de Administración de Voluntarios (VMS, por sus siglas en inglés) que Operation Kindness estaba utilizando se sentía un poco anticuado y cuando Kelly se unió al equipo, supo que se necesitaba un cambio de software.

DESAFÍOS

Antes de unirse a OPK como miembro del personal, Kelly se ofreció como voluntaria para la organización durante cinco años y dirigió el programa de capacitación de voluntarios que le dio conocimiento de primera mano del VMS de la organización. "Estaba usando el software como un miembro que no era del personal y estaba ayudando a incorporar nuevos voluntarios. Podía sentir lo frustrante que era el software para el gerente de voluntarios miembro del personal en ese momento, y era simplemente muy torpe y anticuado. Yo sabía que lo que realmente necesitábamos era poder cambiar de Volgistics a algo que fuera un poco más fácil de usar", recuerda Kelly.

Al usar Volgistics, OPK estaba restringido al número de administradores que podían utilizar el software. "No tenemos esa limitante con Better Impact, lo que nos ha permitido extender el trabajo que hacemos", dice Kelly. Ella continúa: "Esa fue una razón principal de por qué quería hacer el cambio. Quería una aplicación, quería poder atraer a voluntarios más nuevos al proceso al tener una tecnología que fuera más fácil de usar y quería un mejor soporte".

Una de las mayores preocupaciones de Kelly eran los desafíos que un cambio en la tecnología podría tener en una buena parte de su grupo de voluntarios (una audiencia más madura). "Los cambios son muy difíciles, pero sabía que, en última instancia, podríamos ayudar a apoyar a esa audiencia, y un sistema mejor también traería una nueva audiencia de voluntarios para nosotros", recuerda Kelly.

Puntos Críticos Clave:

• El sistema se sentía obsoleto y la necesidad de un nuevo software era inmediata cuando Kelly se unió al personal, y fue un punto clave de discusión con el Director Ejecutivo (CEO) durante su proceso de contratación.
• No existía la capacidad para enviar mensajes de texto. Aunque Volgistics tenía una opción de mensajes de texto, era muy incómodo de usar.
• Lo más importante es que los voluntarios no podían acceder de manera efectiva a su portal personalizado en su teléfono. ¡No había aplicación!
• Se perdía tanto tiempo.

Había que hacer algo para agilizar sus procesos, mejorar la capacitación y mejorar la comunicación.

TRAYECTO

Como Directora de Servicios Voluntarios en ese momento, Kelly comenzó a buscar nuevas opciones de VMS en octubre de 2019. Codirigió la iniciativa con el Director de TI y la hicieron un trabajo en equipo a lo largo del proyecto involucrando a varias partes interesadas.

Ella determinó las especificaciones deseadas para el sistema hablando con empleados y voluntarios. A partir de ahí, su equipo investigó cinco soluciones diferentes. Recibieron demostraciones de las tres principales empresas, investigaron y fueron descartando antes de tomar la decisión de optar por Impacto Voluntario.

Por qué Impacto Voluntario

Según lo explicado por Aviana Goines, algunas de las características favoritas de Impacto Voluntario de OPK son:

1. ¡E-learning fue la razón número uno de Kelly para elegir Impacto Voluntario! Con su experiencia en capacitación, sabía la importancia de mejorar el proceso de capacitación de voluntarios para que fuera lo más fácil posible. "Quería poder crear contenido de capacitación en línea que estuviera disponible para los voluntarios", dice Kelly. Dado que OPK solo tiene un Gerente de Voluntarios, tener módulos de capacitación en línea disponibles en un sistema en lugar de capacitación presencial es una gran mejora y un ahorro de tiempo.
2. Aplicación para Voluntarios (disponible en teléfonos Apple y Android) para que los voluntarios administren su participación. Podemos atraer nuevos voluntarios con mejor tecnología y mejor apoyo. Los voluntarios pueden ver qué turnos están disponibles y pueden programarse por sí mismos, según su nivel de capacitación, en lugar de tener que completar encuestas, enviar correos electrónicos o registrarse para los turnos.
3. Informes fáciles de usar y una mejor comunicación con los voluntarios. Ahora podemos enviar correos electrónicos masivos a grupos de voluntarios o mensajes dirigidos a ciertos grupos. Los voluntarios pueden llevar la delantera en su experiencia de voluntariado al extraer informes para realizar un seguimiento de sus horas y horarios, lo que proporciona un excelente recurso de administración del tiempo. Impacto Voluntario es muy fácil de usar: es fácil de administrar para los voluntarios en comparación con otros sistemas. Nuestra base de voluntarios consta de niños de 8 a 9 años hasta adultos de 80 a 90 años, y todos los grupos de edad opinan que el sistema es fácil de navegar.

Algunos aspectos destacados adicionales:

• El uso de "medallas" en el software proporciona una manera fácil de reconocer a los voluntarios a medida que avanzan en su trayecto con OPK (reconocimiento de años de servicio, horas otorgadas y calificaciones obtenidas, como a través de la finalización de módulos de capacitación de voluntarios en línea dentro de Impacto Voluntario). Todo esto es administrado por el propio sistema: no más hojas de cálculo o navegación en sistemas torpes y un gran impacto en la administración del tiempo.
• La incorporación de voluntarios es mucho más simple y fluida. A medida que se revisa la solicitud de un voluntario, éste puede comenzar su capacitación, lo que acelera el proceso.
• Los administradores tienen la capacidad de ver cómo se ve el sistema desde el lado del voluntario, una herramienta muy útil que ayuda a solucionar problemas de capacitación. Todo esto con el mismo inicio de sesión en el portal que lo convierte en un sistema fácil de usar.

Implementación

Aunque seleccionar el MVS que mejor se adapte a las necesidades de tu equipo es un logro que vale la pena celebrar, el trabajo para tu equipo no ha terminado. Más bien, comienza un nuevo capítulo de implementación que enfrenta a tus partes interesadas (personal y voluntarios) a pasar por una fase de cambio. Es importante contar con un plan y apoyo para que la transición sea más fluida.

Kelly sintió que la capacitación y el soporte de Better Impact fueron fundamentales para que el equipo de OPK implementara con éxito el nuevo software. "Better Impact es una organización global. Si tengo una pregunta, puedo iniciar sesión en la función de chat y, por lo general, alguien me responde en unos cinco minutos, ¡así que es genial!"

Lecciones Aprendidas

Es importante aprender de aquellos que han recorrido el camino antes que nosotros.

De la experiencia de Kelly al elegir un VMS, ella te anima a "hablar con diferentes compañías de software para que puedas comparar. Tienes que saber lo que es importante para ti y tratar de buscarlo en las presentaciones que te hagan. Si dejas en claro tus requisitos, verás lo que esa compañía puede hacer por ti. Para nosotros fue muy sencillo decidir que queríamos seguir adelante con el software Impacto Voluntario de Better Impact, sin lugar a dudas".

En términos de administrar bien la fase de implementación del software, Kelly sugiere que "trabajes rápidamente una vez que descargues tus datos del VMS antiguo. Acorta esa transición tanto como puedas. Proporciona la mayor capacitación posible a tus voluntarios existentes. El cambio es difícil para muchos".

"Impacto Voluntario tiene una gran estructura para la capacitación de voluntarios dentro del sistema. Puedes personalizar los entrenamientos para diferentes voluntarios y puestos, como agregar enlaces de YouTube y piezas de Canva para ayudar con diferentes grupos de edad y habilidades de aprendizaje. Esto ayuda a los voluntarios a adquirir conocimientos y avanzar en su programa".

– Aviana Goines, Gerente de Voluntarios

Resultados

La interacción entre los empleados de OPK y los voluntarios ha mejorado enormemente con Impacto Voluntario. Los administradores usan el sistema para reconocer fácilmente cumpleaños y aniversarios y crear módulos de capacitación adicionales para ayudar con la educación continua de los voluntarios. Con la mejora significativa en la capacitación de voluntarios, los voluntarios están llegando a sus puestos con más conocimiento y confianza para desempeñarse bien. Estos cambios ayudan a construir la conexión entre voluntarios y personal y el compromiso de los voluntarios con el programa.

Impacto Voluntario ha mejorado la capacidad del departamento para rastrear e informar con precisión las horas completadas y los logros de los voluntarios. Esto le permite al departamento monitorear el impacto de sus voluntarios y abordar áreas que pueden carecer de participación de voluntarios. También ha permitido a los departamentos tener más "responsabilidad" de los voluntarios que trabajan en su área.

Cambiar a Volunteer Impact ha resultado en una mayor satisfacción con las herramientas que se utilizan para el trabajo, la eficiencia en el desempeño del trabajo y la capacidad de ser más efectivos en el puesto también.