Banco de Alimentos y Centro de Alcance The Compass

ANTECEDENTES

Fundada por un grupo de Iglesias cristianas locales en 2002, The Compass es un banco de alimentos con sede en Mississauga, Canadá, con un enfoque en proporcionar un lugar seguro y acogedor para las personas que necesitan alimentos y apoyo espiritual. A lo largo de los años, las operaciones se han expandido para brindar una variedad de servicios a la comunidad, impulsados por personal y voluntarios. Desde clasificar las donaciones de alimentos hasta ayudar en eventos, entre muchas otras actividades, los voluntarios ayudan a The Compass a hacer una diferencia impactante en la comunidad. En 2021, The Compass tuvo el honor de ser nombrada por Charity Intelligence Canada como una de las 10 mejores organizaciones benéficas canadienses, uno de los 10 mejores bancos de alimentos y una de las 5 mejores organizaciones benéficas de la región de Toronto.

Sheryl Darlington, Gerente de Voluntarios, inicialmente comenzó su trayecto con The Compass como voluntaria en 2015 y le encantó tanto que pasaba allí más de 15 horas a la semana. Luego fue contratada como pasante en 2016 y su primera tarea fue implementar un nuevo sistema de voluntariado.

Para administrar y almacenar datos sobre voluntarios, se utilizaban principalmente hojas de cálculo y procesos en papel. Administrar los horarios de los voluntarios, crear informes y actualizar la información personal de los voluntarios tomaba más de 20 horas al mes.

Estando en una posición con influencia sobre las herramientas utilizadas en el puesto, Sheryl vio la oportunidad de cambiar sistemas y procesos anticuados por una mejora en las operaciones del programa.

DESAFÍOS

El personal y los voluntarios sentían el impacto derivado del uso de hojas de cálculo y procesos en papel y esto perjudicó la estabilidad del programa.

Puntos Críticos Clave:

• El personal pasaba tanto tiempo en la captura de datos/trabajo administrativo en comparación con el desarrollo de programas y la participación con los voluntarios
• Los voluntarios abandonaban el proceso de involucrarse debido a procesos de reclutamiento tediosos
• El programa tenía problemas para reclutar suficientes voluntarios debido a las bajas tasas de conversión de su proceso de solicitud en papel.

El personal no solo hacía todo manualmente, sino que el enfoque basado en papel también era un obstáculo para que las personas se motivaran para ser voluntarias. Como explica Sheryl, "nunca teníamos suficientes voluntarios, ya que pocas personas hacían el esfuerzo de venir y recoger la solicitud para ser voluntario en papel. Estábamos constantemente solicitando más voluntarios. Era un desafío conseguir nuevos voluntarios para terminar el papeleo necesario, tales como nuestro código de conducta y cartas de referencia".

"En un intento de proporcionar un registro en línea para los turnos, tuvimos un complemento de WordPress que los voluntarios podían enviar para expresar interés en turnos específicos. Era muy manual".

Era hora de mejorar su programa de voluntariado mediante el uso de un software diseñado para la administración de voluntarios.

TRAYECTO

En mayo de 2016, "le envié un correo electrónico a un miembro de la Junta y le pregunté sobre la posibilidad de cambiar a un software de administración de voluntarios pagado". Sheryl obtuvo autorización para proceder y ¡puso manos a la obra!

Seleccionar una solución de software para la administración de voluntarios (VMS, por sus siglas en inglés) por su cuenta fue un proceso largo, pero desde el principio Sheryl tenía una idea clara de lo que quería. Su lista de 18 elementos imprescindibles se ideó de acuerdo con sus necesidades en ese momento, y todos los obstáculos a los que se enfrentaban y querían mejorar. Ella investigó y se informó bien.

"Hice una lista de las 12 mejores soluciones de software para la administración de voluntarios que encontré y las evalué en función de mi lista de criterios".

A finales de 2016, Sheryl se inscribió en una demostración de Impacto Voluntario, así como de otras siete opciones de software. También los probó todos usando pruebas de software. Rápidamente se dio cuenta de que algunas opciones no iban a funcionar para The Compass, debido a que no se cumplían las necesidades de precios o funciones. Ella recuerda "una opción no me permitía enviar correos electrónicos a voluntarios que estaban calificados para un turno cuando intentaba llenar los espacios en el horario, pero me prometían que era una característica que estaban buscando agregar". El mantener la seguridad de los datos de sus voluntarios era la máxima prioridad para Sheryl. Se quedó asombrada cuando "una empresa me mostró los datos en vivo de otros y no entendían por qué no era una buena idea hacerlo".

Cuando llegó el momento de decidir, Sheryl compartió su matriz completa con la Junta Directiva y les presentó la idea de trabajar con su solución preferida de software para la administración de voluntarios. Ella dijo: "inmediatamente aprobaron el proyecto para proceder con Impacto Voluntario".

"Hice pruebas de 8 programas diferentes, donde pude probar el software y ver cómo funcionaba e interactuar un poco con él. Lo que me pareció realmente increíble es que había tantas piezas de software que obviamente estaban diseñadas por alguien que no tenía idea de cómo funcionaba la administración de voluntarios. Había algunas brechas realmente grandes en algunos de los softwares. Impacto Voluntario era básicamente el único que cumplía con todo en mi lista, el precio era bueno y el soporte era genial, así que fue realmente muy fácil convencer a mi Junta Directiva para que lo aprobaran al final".

Por qué Impacto Voluntario

Para Sheryl, algunas de las características favoritas de Impacto Voluntario incluyen:

• Soporte excelente e inmediato del personal de Better Impact, que son ex profesionales de administración de voluntarios.
• Impacto Voluntario es fácil de usar para los voluntarios; es sencillo ver los horarios e identificar los espacios que deben llenarse.
• ¡Informes fáciles! Anteriormente, The Compass tardaba más de 20 horas al mes en crear informes manualmente y registrar datos de turnos en Excel.
• La facilidad con la que diferentes funciones de administrador se pueden crear y dar acceso a diferentes grupos de voluntarios sólo a lo que necesitan.
• Módulos de capacitación en línea que, una vez completados y aprobados por los voluntarios, actualizan automáticamente el perfil del voluntario.

Implementación

En marzo de 2017, The Compass empezó a utilizar Impacto Voluntario. Better Impact importó los datos de voluntarios existentes del banco de alimentos y brindó apoyo en el trayecto. Para Sheryl, "el miembro del personal de Better Impact que me asignaron brindó una guía clara sobre cómo configurar mi solicitud de voluntario y otros aspectos del sistema".